Todos sabemos lo importante que es obtener un alto índice de respuesta cuando se realizan encuestas.
Encuestas y formularios en línea son excelentes medios para que las organizaciones calibren comentarios de los clientesLa experiencia del cliente, mejorar los productos o servicios y tomar mejores decisiones empresariales.
Sin embargo, si nadie responde, los resultados de la encuesta no serán válidos, ¡lo que anula el propósito de recopilar datos en primer lugar!
En este artículo compartiremos algunos consejos que puede utilizar para aumentar su tasa de respuesta y obtener información más significativa de sus encuestas.
Comenzamos con el diseño de la encuesta, nos ocupamos de la distribución, encontramos a los encuestados potenciales adecuados y utilizamos herramientas de formularios en línea.
Estos son los 7 consejos prácticos para mejorar el índice de respuesta de su encuesta:
Cálculo de la tasa de respuesta
Puede calcular el índice de respuesta dividiendo el número de encuestados por el número total de encuestas enviadas. Por ejemplo, si el tamaño de la muestra es de 300 encuestados y el número de personas que responden a la encuesta es de 145, el índice de respuesta es de 48%.
Tasa de respuesta = Número de encuestados / Número total de encuestas enviadas
Fórmula de la tasa de respuesta
¿Es éste un buen índice de respuesta a la encuesta?
Un estudio realizado en 2019 muestra que la tasa media de respuesta a encuestas 33%. Por lo tanto, el número de respuestas del ejemplo mencionado anteriormente es una tasa de respuesta a la encuesta aceptable.
1. Marca tu encuesta
Personalizar una encuesta significa personalizarla de la forma que mejor represente su marca.
Esto significa que debe cumplir todos los criterios que le ayudarán a identificarse ante los encuestados.
Una de las principales razones por las que la gente se niega a rellenar una encuesta es su falta de confianza y credibilidad cuando se le pide que dé su opinión.
Elaborar una encuesta utilizando el color de su marca y siguiendo su concepto de marketing puede ayudarle a mostrar confidencialidad y fiabilidad.
Qué incluir en la marca de su encuesta:
- Añada su logotipo a la cabecera de la encuesta
- Elija un tema con los colores de su marca
- Crear URL personalizada
- Página de agradecimiento personalizada según su marca
- Redirija a sus usuarios a su sitio web
Supongamos que está realizando un estudio de mercado. Dado que está investigando a un mayor número de personas que no son clientes suyos, tendrá que añadir información adicional para corroborar la autenticidad de la encuesta.
Asegúrese de añadir esto en el encabezado de su encuesta:
- El motivo de la investigación
- Permitir el anonimato
- Cómo utilizará las respuestas
- Su correo electrónico o número de teléfono
- Rellenar el tiempo
Por ejemplo:
Esta es una encuesta diseñada para las necesidades de {nombre de la empresa} tema {nombre del tema}.
El objetivo de la encuesta es investigar los hábitos de consumo de las personas de entre 18 y 25 años.
Las respuestas se utilizarán como contribución científica en el campo de la economía.
La encuesta es totalmente anónima y no le llevará más de 5 minutos.
Información de contacto: janedoe@examle.com
Plantilla de introducción a la encuesta
2. Personalizar la distribución de la encuesta
Una vez completada la encuesta, el siguiente paso es determinar el método de distribución. Puedes optar por encuestar a los participantes por correo electrónico, redes sociales, sitio web/blog o cualquier otro medio.
Independientemente del canal, hay algunos pasos que debe seguir para obtener un mayor índice de respuesta.
Distribuir la encuesta por correo electrónico
Los correos electrónicos pueden ser un método eficaz de recogida de datos cuando se realiza una encuesta.
¿Cuántas veces su bandeja de entrada se ha visto inundada de correos electrónicos de empresas que le envían encuestas NPS (Net Promoter Score)?
Los correos electrónicos son personales y pertenecen a personas relevantes que interactúan con su empresa. Por eso muchas empresas eligen los correos electrónicos como herramienta para la distribución de sus encuestas.
Si decide enviar la encuesta a los contactos de su lista de correo electrónico, debe prestar atención a la línea de asunto.
47% de los participantes abren sus correos basándose en el asunto, y 69% deciden etiquetar un correo como spam, de nuevo basándose en el asunto.
Fuente
He aquí algunos consejos y ejemplos para mejorar la distribución de encuestas por correo electrónico:
Asunto del correo electrónico personalizado:
La personalización desempeña un papel importante a la hora de decidir si alguien abrirá su correo electrónico y consultará su encuesta.
Por lo general, personalizar significa incluir el nombre de pila del destinatario en el asunto del mensaje.
Ejemplos:
- Hola Joe, ¿puedes dedicar unos segundos a responder a nuestra encuesta?
- Hola Joe, ¿disfrutaste de la estancia en nuestro hotel?
- Para Joe el ? | Nos importa tu opinión
Formule una pregunta
Otra forma de aumentar el índice de respuesta por correo electrónico es formular una pregunta.
Mi FitnessPal hizo un gran trabajo con el uso de una pregunta como línea de asunto de correo electrónico para su encuesta.
Aquí tienes otros ejemplos que puedes utilizar:
- ¿Qué le parece nuestro producto?
- ¿Tienes un minuto?
- ¿Puede ayudarnos a mejorar nuestro producto/servicio?
- ¿Podemos preguntarte algo?
Ofrecer un incentivo
Siempre puede recompensar a alguien por tomarse el tiempo de rellenar su encuesta. De hecho, ofrecer un precio puede aumentar significativamente la tasa de respuesta a la encuesta.
Una de las razones por las que la gente decide participar en una encuesta es el beneficio que obtiene de ella.
A veces, el beneficio es la sensación de sentirse valorado, y otras, en forma de tarjeta regalo, descuento o dinero.
También puede utilizar el incentivo como línea de asunto del correo electrónico para obtener una mayor tasa de apertura.
Ejemplos:
- Un regalo especial para decirnos lo que piensa
- A 50% off por sus comentarios
- Un libro electrónico por 30 segundos de su tiempo
- Curso intensivo gratuito por decirnos lo que piensas.
- ¿Quieres 15 USD de descuento? - Comparte tu opinión con nosotros.
- Tenemos una sorpresa para ti. - Todo lo que necesitamos es que nos digas lo que piensas
Evite las palabras spam
Los estafadores suelen operar a través del correo electrónico, por lo que la gente es precavida con quién se desliza en su bandeja de entrada.
Esto hace que las empresas abiertas lo pasen mal a la hora de redactar los asuntos de sus correos electrónicos. Por eso debes evitar palabras desencadenantes como gratis, efectivo, dinero, etc.
He aquí algunos que pueden enviarle directamente a la bandeja de entrada de spam.
- Dinero
- Devolución del dinero
- Tasa
- Ganar dinero
- Descuento
- Cobrar
- Garantía
- Ganador
- Muestra gratuita
Envíe la encuesta desde una persona real o un correo electrónico comercial
¿Le gusta recibir correos electrónicos de no-reply@notification.com? Probablemente no.
Estas direcciones de correo electrónico siempre parecen sospechosas e ingenuas; por lo tanto, la tasa de apertura de correos electrónicos puede ser menor.
Por eso, cuando detrás de un correo electrónico hay una persona o una empresa creíble, las posibilidades de que el mensaje se abra son mucho mayores.
Es una garantía de que las encuestas no son estafas de phishing creadas por ciberdelincuentes.
Incluir una cláusula de confidencialidad
Incluya una cláusula de exención de responsabilidad sobre privacidad en su correo electrónico para explicar a los encuestados cómo se utilizarán, recopilarán y compartirán los datos que proporcionen.
Distribuir la encuesta en las redes sociales
En comparación con el correo electrónico, las redes sociales son una forma más rápida y sencilla de llegar a su público objetivo.
Sin embargo, los pasos que hay que dar para demostrar que se es digno de confianza se aplican también a las redes sociales.
Esto significa que debe explicar el objetivo, el qué y el por qué de la investigación cuando publique la invitación a la encuesta.
También puede incluir algunos datos demográficos, como el sexo y la edad, para recopilar información más precisa.
Por ejemplo:
Estimados clientes,
Tómese unos minutos para responder a nuestra encuesta.
Necesitamos su opinión sobre nuestra última actualización de software.
Nuestro objetivo es mejorar nuestro producto y que le resulte lo más útil posible.
No lo conseguiremos sin sus comentarios.
La encuesta consta de cinco preguntas cerradas y es totalmente anónima.
Gracias.
[enlace a la encuesta]
Ejemplo de invitación a participar en una encuesta en las redes sociales
Inserte la encuesta en su sitio web
Incorporar una encuesta posterior a la compra en su sitio web puede aumentar considerablemente las posibilidades de obtener un mayor índice de respuesta.
La experiencia es fresca para que puedas reunir información perspicaz.
Además, es cómodo para los usuarios. No necesitan salir de su sitio web ni abrir otra ventana para rellenar la encuesta.
3. Selección de encuestados
Si quiere un mayor índice de respuesta, tiene que preguntar a las personas adecuadas. La mayoría de las veces, los encuestados responden a encuestas que les aportan valor.
Si usted es una marca, necesita encuestar a personas que hayan interactuado antes con su negocio. Los clientes se sienten valiosos cuando se les piden ideas que puedan contribuir a mejorar un producto o servicio.
Pero antes tienen que preocuparse de rellenar su encuesta.
Si sueles comprar en Amazon, ¿podrías dedicar unos minutos a responder a su encuesta?
Probablemente.
A usted, como cliente, le beneficiaría compartir sus comentarios con Amazon porque tanto la empresa como usted intentan cumplir sus expectativas como cliente.
Sería un acierto y un error si decidieras compartir tu encuesta entre tus amigos de las redes sociales si no son tus clientes.
4. Programación de encuestas
El tiempo es un factor importante en el índice de respuesta a las encuestas.
Lo mejor es tener en cuenta cuándo es más probable que los encuestados vean la encuesta.
Las métricas de las redes sociales son fantásticas para esto. Puedes comprobar en Facebook y Twitter a qué hora y qué día está más activa tu audiencia y publicar la encuesta en ese momento. También puedes utilizar Instagram y pedir a tus seguidores que participen en la encuesta a través de stories o posts.
En cuanto a los correos electrónicos, algunos profesionales del marketing consideran que Martes y jueves a las 10.00 horaso ser los días perfectos para enviar correos electrónicos. Y los índices de clics más altos para ser a medianoche.
Siempre puede utilizar una herramienta de programación que le ayude a llegar a sus clientes a la hora adecuada según su zona horaria.
5. Realice una encuesta adaptada a dispositivos móviles
¿Es tu encuesta apta para móviles?
Si no es así, está cometiendo un grave error. Las encuestas que no están optimizadas para diferentes tamaños de escenario pueden dar lugar a un menor índice de respuesta.
Existen 3.000 millones usuarios de smartphones en el mundo. Muchos de nosotros lo utilizamos como medio principal para comprar, pagar facturas, comunicarnos, etc.
Tanto si decide enviar la encuesta por correo electrónico, redes sociales u otro medio, la encuesta debe ser receptiva y adaptarse a distintos tamaños de pantalla.
Muchos de los usuarios pueden abandonar la encuesta si no es fácil y rápidamente accesible.
Como los teléfonos están con nosotros todo el tiempo, también puedes obtener respuestas rápidamente.
6. Optimizar la longitud del formulario de la encuesta y la ux
La falta de tiempo es otra de las razones por las que su encuesta arroja un bajo índice de respuesta.
El tiempo es oro y nadie quiere invertirlo gratis, así que si necesitas hacer una encuesta larga ten en cuenta que tienes que dar algo a cambio.
Sin embargo, si su cuestionario puede extraer la información más valiosa con sólo 3-5 preguntas sencillas, así es como debe crearlo.
Además, cuanto más atractiva sea la encuesta, mayores serán las posibilidades de obtener respuestas.
Por lo tanto, si ya tiene una encuesta, preste atención a los tipos de preguntas.
Puede probar a utilizar encuestas con emoji, encuestas con escala de valoración o preguntas tipo test que requieren un clic para ser respondidas.
Las preguntas abiertas pueden darle respuestas más exclusivas; sin embargo, pueden llevar mucho tiempo e influir en la tasa de cumplimentación de la encuesta.
7. Configurar recordatorio de encuesta
Enviar un mensaje de seguimiento al cabo de unos días puede aumentar sus posibilidades de obtener un mayor índice de respuesta a las encuestas en línea.
Puede enviar un mensaje de seguimiento en los 10 días siguientes al envío de la encuesta.
Aquí tienes un ejemplo que puedes utilizar:
Hey Joe,
Le hemos enviado un mensaje preguntándole su opinión sobre nuestro nuevo producto.
Como uno de nuestros fieles clientes, significaría mucho para nosotros si pudiera dedicarnos unos minutos de su tiempo y compartir sus opiniones con nosotros.
Gracias.
Correo electrónico de seguimiento de la encuesta
Bonificación: Elija el generador de encuestas en línea adecuado
Realizar una encuesta requiere tiempo y dedicación, por eso elegir la encuestadora adecuada es crucial.
Herramientas de encuesta en línea como EmbedForms puede ayudarle significativamente en todo lo que se ha enumerado anteriormente.
Además, en menos de un minuto puede tener una encuesta de opinión, de satisfacción del cliente, de empleados o de cualquier otro tipo que se le ocurra.
Los creadores de formularios en línea suelen incluir preguntas específicas prefabricadas para distintos temas que pueden ayudarle a evitar el sesgo en las respuestas.
Además, puede personalizar su plantilla de encuesta añadiendo un logotipo y aplicando una plantilla de aspecto profesional que se adapte perfectamente a su marca.
El sistema genera automáticamente un enlace que puede enviar por correo electrónico, redes sociales, SMS o incrustarlo en su sitio web.
¿Recuerdas lo que dijimos sobre la importancia de las encuestas adaptadas a dispositivos móviles?
Bueno, no necesitas preocuparte por eso porque EmbedForms es un constructor de formularios 100% responsive que se adapta a todos los tamaños de pantalla.
Las encuestas están diseñadas para no robar más de 1 minuto de tiempo a los encuestados, pero permiten recabar información importante.
Conclusión
A la hora de realizar una encuesta, los tres aspectos más importantes son la credibilidad, el tiempo y el valor.
Debe demostrar a sus encuestados que su encuesta es confidencial y que no tiene malas intenciones.
No debe hacer perder el tiempo a sus encuestados; aun así, debe mostrarles el beneficio que obtienen al rellenar la encuesta.
Por supuesto, siempre puede optar por un creador de formularios en línea que le ayudará a recopilar datos de encuestas automatizando todo el proceso.