Como redigir um inquérito pós-evento +26 perguntas para o inquérito sobre eventos

Os organizadores de eventos são como abelhas ocupadas a saltar de uma tarefa para outra. 

Definir os objectivos, estabelecer um orçamento, escolher as equipas, escolher o local, confirmar os patrocinadores e os oradores são apenas alguns dos aspectos a ter em conta para que o evento seja perfeito. 

Garantir que toda a gente se diverte, em termos de organização, é uma pressão que os organizadores de eventos sentem nos seus ombros a toda a hora. 

Num mundo perfeito, seríamos todos leitores de mentes e não assumiríamos nem adivinharíamos as necessidades ou desejos dos participantes.

Mas neste caso, somos abençoados com inquéritos de satisfaçãoO método de recolha de feedback é bastante útil e pode ajudar-nos a compreender melhor os participantes no evento. 

A melhor parte? Nós podemos recolher feedback antes, durante ou depois do evento. 

Os inquéritos a eventos podem ajudá-lo a saber o que os participantes esperam do evento, como se sentiram durante o evento e se o evento correspondeu ou não às suas expectativas.

Nesta publicação do blogue, abordamos os princípios básicos dos inquéritos para eventos e apresentamos perguntas simples, mas muito eficazes, para inquéritos para eventos, além de dicas e truques adicionais para realizar um inquérito útil.

Apertem os cintos, vamos começar.

O que é um inquérito a eventos?

Em termos simples, trata-se de um inquérito destinado a recolher opiniões sobre a qualidade e a eficácia globais do evento. 

Os inquéritos de feedback sobre eventos podem ser realizados sobre diferentes aspectos do evento, como a organização, o pessoal ou os oradores. 

Todas estas informações e conhecimentos preciosos podem ajudá-lo a responder a diferentes dilemas que possa ter sobre o evento, como, por exemplo, se os participantes estão satisfeitos com os oradores, se a localização é boa ou se há pessoal suficiente para servir toda a gente? 

Muitas vezes, muitos destes problemas podem passar despercebidos até ao início do evento. 

Por isso, a melhor prática é pedir feedback a todas as partes interessadas no evento e certificar-se de que está ciente de todos os potenciais problemas. 

Os dados recebidos do inquérito sobre o evento podem ser facilmente transformados em conhecimentos sobre a satisfação e as expectativas dos participantes. 

Utilize estes dados para a sua próxima estratégia, a fim de criar uma experiência de evento positiva para os seus participantes no futuro. 

Importantece de inquéritos de feedback de eventos

As perguntas dos inquéritos para eventos são especificamente elaboradas para recolher os pensamentos e opiniões do seu público-alvo, ou seja, o público que vai, já foi ou está a participar no seu evento. 

Por esse motivo, os inquéritos de feedback sobre eventos são importantes para compreender o que os participantes gostam ou não gostam no evento.

De acordo com o blogue Event Manager, 54% dos planeadores de eventos utilizam inquéritos como uma ferramenta para medir a satisfação dos participantes e o sucesso global do evento.

Se ainda não se encontra entre os planeadores que utilizam inquéritos, esta é uma boa altura para começar. 

Todas as pessoas têm impressões, expectativas e ideias diferentes quando participam num evento, por isso, ao fazer perguntas concretas, pode deparar-se com sugestões interessantes que pode utilizar na estratégia de planeamento de eventos para organizar um evento bem sucedido.  

Tipos de inquéritos a eventos

Tal como explicámos anteriormente, os inquéritos a eventos são utilizados para obter feedback de todos os participantes no evento e melhorar a organização de eventos futuros. 

Pode fazer uma pergunta e começar a recolher feedback antes de começar a organizar o evento.

É nesta altura que os inquéritos pré-evento entram em ação. 

Inquéritos pré-evento pode dar-lhe informações importantes sobre muitos aspectos diferentes da organização de um evento, como a escolha da comida, o local ou os oradores principais. 

Pode publicar o inquérito sobre o evento nas redes sociais ou enviá-lo por correio eletrónico e começar a recolher feedback de imediato. 

Eis algumas perguntas simples de inquérito pré-evento que pode utilizar para recolher informações importantes do seu público.

Como é que teve conhecimento deste evento?

Ao fazer esta pergunta, pode saber onde o seu público está mais concentrado e se precisa de uma melhor promoção e marketing para o evento.

Tem alguma preferência alimentar que os organizadores do evento precisem de saber?

Não há evento sem comida, e as preferências alimentares variam de pessoa para pessoa. 

Enquanto organizador de eventos, a recolha destas informações junto dos seus inquiridos é uma parte essencial da organização. 

Certifique-se de que está ciente das necessidades alimentares dos seus participantes para satisfazer perfeitamente as suas expectativas.

Qual é a sua opinião sobre o local do evento?

Certifique-se de que todos os que precisam de estar presentes podem aceder facilmente ao local, fazendo-lhes esta pergunta num inquérito pré-evento. 

A informação sobre o evento foi suficientemente clara??

O público compreendeu o tema, a hora e o local do evento? 

Pergunte-lhes. 

Veja se há alguma informação pouco clara que os possa confundir e elimine-a atempadamente, para que possam estar presentes sem problemas. 

Outro tipo de inquérito é o inquérito a meio do evento. 

O inquérito a meio do evento é realizado durante o evento e pode ajudá-lo a acompanhar a satisfação dos participantes em tempo real. 

Alguns organizadores de eventos evitam recolher feedback durante o evento, mas este tipo de inquérito é ótimo para recolher feedback enquanto a experiência ainda está "fresca".

Eis alguns exemplos que pode incluir nas perguntas do seu inquérito a meio do evento.

Como classificaria o local?

Pode fazer esta pergunta num inquérito a meio do evento para saber que tipo de primeira impressão causou. 

Está satisfeito com o check-in?

A gestão do evento tem de garantir que o processo de check-in decorre sem problemas e rapidamente. 

Uma vez que são os hóspedes que passam pelo processo, é melhor perguntar-lhes se estão satisfeitos com o check-in e obter um feedback valioso do seu ponto de vista.

Como classificaria o áudio?

Os inquéritos a meio do evento são excelentes ferramentas para detetar potenciais problemas que possam surgir durante o evento. 

Pedir feedback pode ajudá-lo a resolver estes problemas a tempo e a proporcionar a todos uma óptima experiência. 

O último tipo de questionário de evento é o inquérito pós-evento.

Os inquéritos pós-evento são utilizados para analisar a experiência global dos participantes e recolher feedback construtivo.

As avaliações pós-evento incluem perguntas que lhe podem dar uma visão mais alargada da forma como o público vivenciou o evento. 

Eis algumas perguntas do inquérito pós-evento que pode fazer aos participantes depois de o evento ter terminado.

Qual é a probabilidade de recomendar este evento a um amigo ou colega?

Os resultados que resultam desta pergunta comum, mas fundamental, são designados por pontuação do promotor líquido. 

O NPS (net promoter score) é um método que lhe dará rápida e facilmente os resultados da medição do nível de satisfação dos participantes. 

Utilize esta pergunta para obter uma indicação clara do sucesso do seu evento. 

O que mais lhe agradou e desagradou no evento?

Uma pergunta de inquérito específica e clara sobre o evento que o ajudará a identificar os pontos fortes e fracos do evento.

Os seus participantes podem dizer que gostaram do local, mas não gostaram da localização.

Isso é algo que precisa de mudar quando organizar eventos futuros. 

Com base na sua experiência deste ano, qual é a probabilidade de participar neste evento no próximo ano??

Se alguém estiver satisfeito com o seu trabalho agora, provavelmente quererá visitá-lo novamente em breve.

Um público fiel é a melhor recompensa por todo o seu trabalho árduo, e é do seu interesse abraçar os aspectos positivos e melhorar os negativos. 

4. Mais exemplos de perguntas de inquéritos a eventos

No ponto 3, falámos dos tipos de inquéritos em função do momento em que são realizados.

Nesta secção, apresentamos uma lista mais ampla de perguntas para inquéritos a eventos que pode utilizar para obter feedback do seu público sobre diferentes pontos-chave do evento.

Pode utilizar diferentes tipos de perguntas, como perguntas abertas se quiser dar ao seu público a oportunidade de se exprimir à sua maneira, perguntas simples com respostas sim/não ou perguntas de escolha múltipla.

Eis alguns exemplos de cada pergunta: 

Perguntas do inquérito sobre eventos Sim/Não:

• O pessoal do evento conseguiu responder a todas as suas perguntas sobre o evento? 
• O pessoal do evento foi suficientemente simpático? 
• Foi a primeira vez que participou num dos nossos eventos?
• Considera que o evento foi "bem sucedido"? Porquê ou porque não?
• Participou em alguma das actividades pós-conferência?
• Considera que este evento atingiu os seus objectivos?
• Acha que houve oportunidades para estabelecer contactos?

Perguntas abertas do inquérito sobre o evento:

• Porque é que escolheu participar neste evento? 
• Porque é que decidiu participar neste evento?
• Acha que esta conferência terá algum efeito no seu trabalho futuro?
• Qual é a principal lição a retirar deste evento?
• Encontrou alguma dificuldade técnica durante o evento virtual?

Perguntas do inquérito sobre eventos de escolha múltipla:

• Na sua opinião, qual dos oradores fez a melhor apresentação?
• Qual foi a melhor parte do evento?
• O material abordado foi relevante para a minha função.
• Diria que o evento foi demasiado longo, curto ou quase certo?

5. Passos para realizar o inquérito sobre o evento durante a Covid-19 

A Covid-19 provocou mudanças sem precedentes em quase todos os sectores, especialmente naqueles cujo funcionamento dependia da presença física de pessoas.

Muitas indústrias, incluindo a indústria do planeamento de eventos, viraram-se para a prática crescente da tecnologia da informação como uma forma básica de trabalho.

Embora os computadores e a Internet tenham facilitado muito a vida durante a Covid-19, o diagnóstico dos problemas dos potenciais clientes não foi excluído.

Assim, a prática de obter feedback e realizar inquéritos continua a ser válida também durante os eventos virtuais. 

Eis algumas formas de realizar um inquérito em linha para eventos e obter o máximo dos participantes no seu evento.

1. Escolher a opção correcta respondedores

Defina as pessoas de quem precisa de feedback e prepare-se para cada uma delas

Sim, isto pode requerer perguntas ou formulários diferentes, mas tenha paciência que eu posso explicar. 

É óbvio que se vai perguntar primeiro aos participantes, certo? Mas, por vezes, negligenciamos a importância dos feedbacks dos voluntários, das equipas de outros departamentos e dos oradores. Pense em abordá-los a todos, mesmo que tenha de adotar um processo diferente. 

Poderá aprender coisas em sítios pouco óbvios que o ajudarão a conseguir um evento melhor da próxima vez. 

2. Informar os participantes no evento sobre o inquérito

Planeie mencionar a existência de um inquérito durante a parte do evento dedicada às tarefas domésticas. Não o torne demasiado obrigatório para que as pessoas sintam que está desesperado por feedback. 

Além disso, informe os participantes sobre o tempo necessário para preencher o inquérito. Toda a gente quer saber quanto tempo vai gastar a responder às perguntas.

3. Incentivar a apresentação de inquéritos

Normalmente, antes da crise da Covid-19, os eventos presenciais tinham uma técnica fantástica para incentivar os participantes a preencher um inquérito.

Felizmente, a tecnologia está tão avançada que algumas das técnicas podem ser utilizadas também no mundo virtual.

Existem dois tipos de incentivos: monetários e não monetários.

Incentivos monetários

Os incentivos monetários assumem a forma de dinheiro, cartões de oferta, cheques ou cupões, e os não monetários podem ser qualquer coisa a que não se possa atribuir um valor em dinheiro. 

Dependendo do seu orçamento, pode escolher o que prefere. 

Incentivos não monetários

Ou um brinde!

A execução simples deste incentivo é: 'para obter um brinde, era necessário preencher um formulário‘.

Em locais físicos, os brindes eram normalmente distribuídos numa cabina de saída, onde as pessoas preenchiam um formulário e recebiam o seu incentivo. No entanto, se não for possível fazê-lo devido à mudança para a Internet, pode provavelmente fazer o mesmo, mas tendo em conta os custos de entrega. 

Se o seu orçamento não permitir que todos os inquiridos recebam um presente, pode fazer um sorteio e atribuir um prémio a um sortudo.

Mais uma vez, tal como mencionado acima, em cada intervalo maior, mostre aos participantes do evento que tem um excelente brinde pós-evento que eles podem receber depois de preencherem um rápido inquérito.

6. Dicas para criar um melhor inquérito sobre eventos

• Adicionar fotografias - As fotografias são uma excelente forma de tornar os inquéritos mais divertidos e de obter uma taxa de resposta mais elevada. 
• Tempo - Se optar por utilizar o inquérito pós-evento, certifique-se de que envia o inquérito, o mais tardar, 24 horas após o fim do evento. 
• Compatível com telemóveis - Torne o seu inquérito em linha compatível com dispositivos móveis para que os participantes possam preencher rapidamente o seu inquérito, mesmo em viagem.
• Prestar atenção à conceção do inquérito Personalize o seu modelo de inquérito de evento para se assemelhar à sua marca e deixar uma impressão positiva. 
• Dizer obrigado. - Crie uma página de agradecimento no final do seu questionário. É uma forma fácil de mostrar apreço por alguém que dedicou algum tempo a preencher o seu inquérito.
• Promover a sua próximo evento - Não perca a oportunidade de promover o seu próximo evento. Esta pode ser uma oportunidade para obter informações sobre o interesse geral do seu público em participar no seu futuro evento. 

7. O que fazer se não responderem?

A resposta mais simples seria fazer um pedido adicional para preencher o inquérito.

• Certifique-se de que está a ser educado e inclua também um apelo à ação. 
• Se estiver a enviar o inquérito por correio eletrónico, certifique-se de que tem uma linha de assunto atractiva.
• Informe sempre os inquiridos sobre a utilização que será dada às suas respostas.
• Tente segmentar o seu público e tornar os inquéritos personalizados. 
• Mantenha o seu inquérito curto, pense nas perguntas mais importantes que quer fazer aos participantes e considere quanto tempo levará para alguém preencher o formulário  

Resumir

Pense no seu objetivo.

O que é que pretende investigar?

Faça um brainstorming das perguntas certas ou escolha algumas das perguntas acima. 

Escolha o momento certo para o seu inquérito e comece a recolher feedback.

Eis outros 228 perguntas do inquérito se precisar de inspiração.