Los organizadores de eventos son como abejas ocupadas que saltan de una tarea a otra.
Definir los objetivos, establecer un presupuesto, seleccionar los equipos, elegir el lugar de celebración, confirmar los patrocinadores y los oradores son sólo algunas de las cosas que hay que tener en cuenta para que el acto sea perfecto.
Garantizar que todo el mundo se lo pase en grande, desde el punto de vista de la organización, es una presión que los organizadores de eventos sienten sobre sus hombros todo el tiempo.
En un mundo perfecto, todos leeríamos la mente y no supondríamos ni adivinaríamos lo que los asistentes necesitan o quieren.
Pero en este, estamos bendecidos con encuestas de satisfacciónes un método muy práctico para recabar valiosas opiniones que nos ayuden a comprender mejor a los participantes en el acto.
¿Y lo mejor? Podemos recoger opiniones antes, durante o después del evento.
Las encuestas sobre eventos pueden ayudarle a saber qué esperan los asistentes del evento, cómo se sintieron durante el mismo y si éste cumplió o no sus expectativas.
En esta entrada del blog, trataremos los aspectos básicos de las encuestas para eventos y le ofreceremos preguntas sencillas pero muy eficaces, además de consejos y trucos adicionales para realizar una encuesta útil.
¿Qué hay dentro?
- ¿Qué es una encuesta de opinión sobre un acontecimiento?
- ¿Por qué son importantes las encuestas sobre eventos?
- Tipos de encuestas
- Ejemplos de preguntas de encuestas sobre acontecimientos
- Pasos para realizar una encuesta durante Covid-19
- Consejos adicionales para crear una encuesta sobre un evento
- ¿Y si no responden?
Abróchense los cinturones; vamos a empezar.
¿Qué es una encuesta sobre un acontecimiento?
En pocas palabras, se trata de una encuesta destinada a recabar opiniones sobre la calidad y eficacia generales del acto.
Se pueden realizar encuestas sobre distintos aspectos del acto, como la organización, el personal o los ponentes.
Toda esta información y valiosos datos pueden ayudarte a responder a diferentes dilemas que puedas tener sobre el evento, como si los asistentes están satisfechos con los ponentes, si la ubicación era buena o si había suficiente personal para atender a todo el mundo.
A menudo, muchos de estos problemas pueden pasar desapercibidos hasta el mismo momento del suceso.
Por eso, la mejor práctica consiste en pedir información a todas las partes interesadas y asegurarse de que se conocen todos los posibles problemas.
Los datos recibidos de la encuesta sobre el evento pueden transformarse fácilmente en conocimientos sobre la satisfacción y las expectativas de los asistentes.
Utilice estos datos para su próxima estrategia con el fin de crear una experiencia positiva para sus asistentes en el futuro.
Importance de encuestas sobre eventos
Las preguntas de las encuestas para eventos se redactan específicamente para recabar las opiniones de su público objetivo, es decir, el público que asistirá, ha asistido o está asistiendo a su evento.
En este sentido, las encuestas de opinión son importantes para saber qué les gusta y qué no les gusta del evento.
Según el blog Event Manager, 54% de los planificadores de eventos utilizan las encuestas como herramienta para medir la satisfacción de los asistentes y el éxito general del evento.
Si aún no se encuentra entre los planificadores que utilizan encuestas, este es un buen momento para empezar.
Todo el mundo tiene impresiones, expectativas e ideas diferentes cuando participa en un acto, así que, si formula preguntas concretas, puede que encuentre sugerencias interesantes que podrá utilizar en la estrategia de planificación de actos para organizar un evento de éxito.
Tipos de encuestas
Como ya hemos explicado, las encuestas sirven para obtener información de todos los participantes y mejorar la organización de futuros actos.
Puedes plantear una pregunta y empezar a recoger opiniones antes de empezar a organizar el acto.
Es entonces cuando entran en juego las encuestas previas al evento.
Encuestas previas puede ofrecerle información importante sobre muchos aspectos diferentes de la organización de un evento, como la elección de la comida, el lugar o los ponentes principales.
Puedes publicar la encuesta del evento en las redes sociales o enviarla por correo electrónico y empezar a recoger opiniones de inmediato.
He aquí algunas preguntas sencillas que puede utilizar para recopilar información importante de su público.
¿Cómo se enteró de este acontecimiento?
Con esta pregunta puede saber dónde se concentra más su público y si necesita mejorar la promoción y el marketing del acto.
¿Tiene alguna preferencia alimentaria que los organizadores del evento deban conocer?
No hay evento sin comida, y las preferencias alimentarias varían de una persona a otra.
Como organizador de eventos, recabar esta información de sus encuestados es una parte esencial de la organización.
Asegúrese de conocer las necesidades alimentarias de sus asistentes para satisfacer perfectamente sus expectativas.
¿Qué le parece la ubicación del acto?
Asegúrese de que todos los que tengan que estar allí puedan acceder fácilmente al lugar haciéndoles esta pregunta en una encuesta previa al evento.
¿Fue suficientemente clara la información sobre el acontecimiento??
¿Comprendió el público el tema, la hora y el lugar del acto?
Pregúntales.
Vea si hay alguna información poco clara que pueda confundirles y elimínela a tiempo, para que puedan estar presentes sin problemas.
Otro tipo de encuesta es la encuesta a mitad del evento.
La encuesta a mitad del evento se realiza durante el mismo y puede ayudarle a hacer un seguimiento de la satisfacción de los asistentes en tiempo real.
Algunos organizadores de eventos evitan recabar opiniones durante el evento, pero este tipo de encuesta es ideal para recogerlas cuando la experiencia aún está "fresca".
He aquí algunos ejemplos que puede incluir en las preguntas de su encuesta de mitad de evento.
¿Cómo calificaría el lugar?
Puede hacer esta pregunta en una encuesta a mitad del evento para averiguar qué tipo de primera impresión ha causado.
¿Está satisfecho con el check-in?
La dirección del evento tiene que asegurarse de que el proceso de facturación se desarrolle con fluidez y rapidez.
Dado que los huéspedes son los que pasan por el proceso, lo mejor es preguntarles cómo de satisfechos están con el check-in y obtener valiosos comentarios desde su punto de vista.
¿Cómo calificaría el audio?
Las encuestas a mitad del evento son herramientas excelentes para detectar posibles problemas que puedan surgir durante el mismo.
Pedir opiniones puede ayudarle a resolver estos problemas a tiempo y ofrecer a todos una gran experiencia.
El último tipo de cuestionario de sucesos es el encuesta posterior al acto.
Las encuestas posteriores al evento sirven para examinar la experiencia general de los asistentes y recabar comentarios constructivos.
Las evaluaciones posteriores al acto incluyen preguntas que pueden darle una idea más amplia de cómo ha vivido el público el acto.
He aquí algunas preguntas para la encuesta posterior al acto que puede plantear a los asistentes una vez finalizado éste.
¿Qué probabilidades hay de que recomiende este acto a un amigo o colega?
Los resultados que se obtienen de esta pregunta común pero fundamental se denominan puntuación neta del promotor.
El NPS (net promoter score) es un método que le dará rápida y fácilmente los resultados de la medición del nivel de satisfacción de los asistentes.
Utilice esta pregunta para obtener una indicación clara del éxito de su evento.
¿Qué fue lo que más le gustó y lo que menos le gustó del acto?
Una pregunta específica y clara para la encuesta sobre el evento que le ayudará a identificar los puntos fuertes y débiles del mismo.
Es posible que los asistentes señalen que les gustó el lugar pero no la ubicación.
Eso es algo que hay que cambiar cuando se organicen futuros actos.
Basándose en su experiencia de este año, ¿qué probabilidades tiene de asistir a este acto el año que viene??
Si alguien está satisfecho con su trabajo ahora, probablemente querrá volver a visitarle pronto.
Un público fiel es la mejor recompensa por todo el trabajo duro, y te conviene aprovechar los aspectos positivos y mejorar los negativos.
4. Más ejemplos de preguntas de encuestas sobre acontecimientos
En el punto tres hemos hablado de los tipos de encuestas en relación con el momento en que se realizan.
En esta sección se ofrece una lista más amplia de preguntas para encuestas sobre eventos que puede utilizar para recabar opiniones de su público sobre distintos puntos clave del evento.
Puede utilizar distintos tipos de preguntas, como preguntas abiertas si quiere dar a su público la oportunidad de expresarse a su manera, preguntas sencillas con respuestas de sí/no o preguntas de opción múltiple.
He aquí ejemplos de cada pregunta:
Preguntas sí/no de la encuesta sobre eventos:
- ¿Consiguió el personal responder a todas sus preguntas sobre el acto?
- ¿Fue el personal del evento lo suficientemente amable?
- ¿Ha asistido por primera vez a uno de nuestros actos?
- ¿Consideraría el acto "un éxito"? ¿Por qué o por qué no?
- ¿Participó en alguna de las actividades posteriores a la conferencia?
- ¿Cree que este acto ha logrado sus objetivos?
- ¿Cree que hubo oportunidades para establecer contactos?
Preguntas abiertas de la encuesta sobre eventos:
- ¿Por qué decidió asistir a este acto?
- ¿Por qué decidió participar en este acontecimiento?
- ¿Cree que esta conferencia tendrá algún efecto en su trabajo futuro?
- ¿Qué es lo más importante de este acto?
- ¿Tuvo dificultades técnicas durante el evento virtual?
Preguntas de opción múltiple de la encuesta sobre eventos:
- ¿Cuál de los ponentes cree que tuvo la mejor presentación?
- ¿Qué fue lo mejor del acto?
- El material tratado era pertinente para mi función.
- ¿Diría que el acto fue demasiado largo, corto, justo lo necesario?
5. Pasos para realizar la encuesta de eventos durante Covid-19
Covid-19 ha provocado cambios sin precedentes en casi todas las industrias, especialmente en aquellas cuyo funcionamiento dependía de la presencia física de personas.
Muchas industrias, incluida la de organización de eventos, han recurrido a la creciente práctica de las tecnologías de la información como forma básica de trabajo.
Aunque los ordenadores e Internet han facilitado mucho la vida durante Covid-19, no se ha descartado diagnosticar los problemas de los clientes potenciales.
Así pues, la práctica de recabar opiniones y realizar encuestas sigue siendo válida también durante los actos virtuales.
He aquí algunas formas de realizar una encuesta en línea sobre un evento y sacar el máximo partido de los asistentes al mismo.
1. Elegir bien respondedores
Define las personas de las que necesitas feedback y prepárate para cada una de ellas
Sí, esto puede requerir preguntas o formularios diferentes, pero tenga paciencia que se lo puedo explicar.
Es obvio que primero se pregunta a los asistentes, ¿verdad? Pero a veces descuidamos la importancia de los comentarios de los voluntarios, de los equipos de otros departamentos y de los ponentes. Piensa en dirigirte a todos ellos, e incluso si necesitas establecer un proceso diferente.
Puede que aprendas cosas de lugares poco obvios y te ayuden a conseguir un mejor evento la próxima vez.
2. Informar a los asistentes al acto acerca de la encuesta
Planea mencionar la existencia de una encuesta durante la parte de limpieza del evento. No lo hagas demasiado obligatorio para que la gente piense que estás desesperado por conocer su opinión.
Indique también a sus asistentes cuánto tiempo se tarda en rellenar la encuesta. Todo el mundo quiere saber cuánto tiempo va a dedicar a responder a las preguntas.
3. Incentivar el envío de encuestas
Normalmente, antes de la crisis de Covid-19, los eventos presenciales contaban con esta asombrosa técnica para incentivar a los asistentes a rellenar una encuesta.
Por suerte, la tecnología está tan adelantada que algunas de las técnicas pueden utilizarse también en el mundo virtual.
Existen dos tipos de incentivos: monetarios y no monetarios.
Incentivos monetarios
Los incentivos monetarios pueden ser en metálico, tarjetas regalo, cheques o cupones, y los no monetarios pueden ser cualquier cosa a la que no se pueda asignar un valor en dólares.
Dependiendo de tu presupuesto puedes elegir por cuál te decantas.
Incentivos no monetarios
¡O botín!
La ejecución simple de este incentivo es : 'para conseguir un botín había que rellenar un formulario‘.
En las ubicaciones físicas, normalmente el botín se distribuía en una cabina de salida en la que la gente rellenaba un formulario y recibía su incentivo. Pero, si no puede hacer esto debido al cambio online, entonces probablemente pueda hacer lo mismo pero teniendo en cuenta los gastos de envío.
Si tu presupuesto no permite que todos los encuestados reciban un regalo, puedes hacer un sorteo y premiar a un afortunado.
Una vez más, como se ha mencionado anteriormente, en cada pausa más grande, muestre a los asistentes al evento que tiene un gran obsequio para después del evento que pueden conseguir después de rellenar una encuesta rápida.
6. Consejos para crear una mejor encuesta sobre eventos
- Añadir fotos - Las fotos son una forma estupenda de hacer las encuestas más divertidas y obtener un mayor índice de respuesta.
- Cronometraje - Si decide utilizar la encuesta posterior al acto, asegúrese de enviarla en un plazo máximo de 24 horas tras la finalización del acto.
- Compatible con móviles - Haga su encuesta en línea apta para móviles para que los asistentes puedan completarla rápidamente, incluso sobre la marcha.
- Preste atención al diseño de la encuesta - Personalice la plantilla de encuesta de su evento para que se parezca a su marca y deje una impresión positiva.
- Da las gracias. - Crea una página de agradecimiento al final de la encuesta. Es una forma fácil de mostrar agradecimiento a alguien por tomarse el tiempo de rellenar tu encuesta.
- Promocione su próximo evento - No pierda la oportunidad de promocionar su próximo evento. Puede ser una oportunidad para obtener información sobre el interés general de su público por asistir a su futuro evento.
7. ¿Qué hacer si no responden?
La respuesta más directa sería hacer un seguimiento con una solicitud adicional para rellenar la encuesta.
- Asegúrese de ser cortés y de incluir una llamada a la acción.
- Si envía la encuesta por correo electrónico, asegúrese de que el asunto sea atractivo.
- Explique siempre a los encuestados para qué se utilizarán sus respuestas.
- Intente segmentar su audiencia y personalizar las encuestas.
- Haz que tu encuesta sea breve, piensa en las preguntas más importantes que quieres hacer a los asistentes y ten en cuenta cuánto tiempo tardará alguien en rellenar el formulario.
Resumen
Piensa en tu objetivo.
¿Qué quiere investigar?
Haz una lluvia de ideas sobre las preguntas adecuadas o elige algunas de las preguntas anteriores.
Elija el momento adecuado para realizar la encuesta y empiece a recoger opiniones.
Aquí tiene más información 228 preguntas de la encuesta si necesitas inspiración.
