Come scrivere un sondaggio post-evento +26 domande di sondaggio sull'evento

Gli organizzatori di eventi sono come api indaffarate che saltano da un compito all'altro. 

La definizione degli obiettivi, la definizione del budget, la scelta delle squadre, la scelta della sede, la conferma degli sponsor e dei relatori sono solo alcuni degli aspetti da curare perché l'evento sia perfetto. 

Assicurarsi che tutti si divertano, dal punto di vista organizzativo, è una pressione che gli organizzatori di eventi sentono sempre sulle loro spalle. 

In un mondo perfetto, saremmo tutti dei lettori del pensiero e non daremmo per scontato o indovinato ciò che i partecipanti hanno bisogno o vogliono.

Ma in questo caso, siamo benedetti da sondaggi di soddisfazioneUn metodo piuttosto pratico per raccogliere feedback preziosi che possono aiutarci a capire meglio i partecipanti all'evento. 

La parte migliore? Possiamo raccogliere feedback prima, durante o dopo la conclusione dell'evento. 

I sondaggi sugli eventi possono aiutarvi a capire cosa si aspettano i partecipanti dall'evento, come si sono sentiti durante l'evento e se l'evento ha soddisfatto o meno le loro aspettative.

In questo post del blog, trattiamo le basi dei sondaggi sugli eventi e vi forniamo domande semplici ma super efficaci per i sondaggi sugli eventi, oltre a suggerimenti e trucchi per condurre un sondaggio utile.

Allacciate le cinture: si comincia.

Che cos'è un sondaggio sugli eventi?

In poche parole, si tratta di un sondaggio volto a raccogliere feedback sulla qualità e l'efficacia complessiva dell'evento. 

I sondaggi di feedback sugli eventi possono essere condotti su diversi aspetti dell'evento, come l'organizzazione, il personale o i relatori. 

Tutte queste informazioni e preziosi approfondimenti possono aiutarvi a rispondere a diversi dilemmi che potreste avere riguardo all'evento, come ad esempio se i partecipanti sono soddisfatti dei relatori, se la location era buona o se c'era abbastanza personale per servire tutti? 

Spesso molti di questi problemi possono passare inosservati fino all'inizio dell'evento. 

Quindi, la pratica migliore è chiedere un feedback a tutti gli stakeholder dell'evento e assicurarsi di essere a conoscenza di ogni potenziale problema. 

I dati ricevuti dal sondaggio sugli eventi possono essere facilmente trasformati in informazioni sulla soddisfazione e sulle aspettative dei partecipanti. 

Utilizzate questi dati per la vostra prossima strategia, al fine di creare un'esperienza positiva per i vostri partecipanti in futuro. 

Importantece di sondaggi di feedback sugli eventi

Le domande dei sondaggi sugli eventi sono scritte specificamente per raccogliere i pensieri e le opinioni del vostro pubblico target, ovvero il pubblico che parteciperà, ha partecipato o sta partecipando al vostro evento. 

Per questo motivo, i sondaggi di feedback sugli eventi sono importanti per capire cosa piace o non piace ai partecipanti all'evento.

Secondo il blog Event Manager, 54% degli organizzatori di eventi utilizzano i sondaggi come strumento per misurare la soddisfazione dei partecipanti e il successo complessivo dell'evento.

Se non siete ancora tra i pianificatori che utilizzano i sondaggi, questo è un buon momento per iniziare. 

Ognuno di noi ha impressioni, aspettative e idee diverse quando partecipa a un evento, quindi ponendo domande concrete potreste imbattervi in suggerimenti interessanti da utilizzare nella strategia di pianificazione degli eventi per organizzare un evento di successo.  

Tipi di indagini sugli eventi

Come abbiamo spiegato in precedenza, i sondaggi sugli eventi vengono utilizzati per ottenere un feedback da tutti i partecipanti all'evento e migliorare l'organizzazione degli eventi futuri. 

Potete porre una domanda e iniziare a raccogliere feedback prima di iniziare a organizzare l'evento.

A questo punto entrano in gioco i sondaggi pre-evento. 

Sondaggi pre-evento può darvi importanti indicazioni su diversi aspetti dell'organizzazione di un evento, come la scelta del cibo, la location o i relatori principali. 

Potete pubblicare il sondaggio sull'evento sui social media o inviarlo via e-mail e iniziare subito a raccogliere feedback. 

Ecco alcune semplici domande di sondaggio pre-evento che potete utilizzare per raccogliere importanti informazioni dal vostro pubblico.

Come siete venuti a conoscenza di questo evento?

Ponendo questa domanda, si può capire dove si concentra maggiormente il pubblico e se è necessario migliorare la promozione e il marketing dell'evento.

Avete preferenze alimentari che gli organizzatori dell'evento devono conoscere?

Non c'è evento senza cibo e le preferenze alimentari variano da persona a persona. 

In qualità di organizzatore di eventi, raccogliere queste informazioni dagli intervistati è una parte essenziale dell'organizzazione. 

Assicuratevi di conoscere le esigenze alimentari dei vostri partecipanti per soddisfare perfettamente le loro aspettative.

Cosa ne pensa della location dell'evento?

Assicuratevi che tutti coloro che devono essere presenti possano accedere facilmente alla location, ponendo loro questa domanda in un sondaggio pre-evento. 

Le informazioni sull'evento erano sufficientemente chiare?

Il pubblico ha compreso l'argomento, l'ora e il luogo dell'evento? 

Chiedete loro. 

Verificate se ci sono informazioni poco chiare che potrebbero confonderli e rimuovetele in tempo, in modo che possano essere presenti senza problemi. 

Un altro tipo di indagine è il sondaggio a metà evento. 

Il sondaggio a metà evento viene condotto durante l'evento e può aiutarvi a monitorare la soddisfazione dei partecipanti in tempo reale. 

Alcuni organizzatori di eventi evitano di raccogliere feedback durante l'evento, ma questo tipo di sondaggio è ottimo per raccogliere feedback quando l'esperienza è ancora "fresca".

Ecco alcuni esempi che potete includere nelle domande del vostro sondaggio a metà evento.

Come giudica il locale?

Potete porre questa domanda in un sondaggio a metà evento per scoprire che tipo di prima impressione avete fatto. 

Siete soddisfatti del check-in?

La direzione dell'evento deve assicurarsi che il processo di check-in si svolga in modo rapido e senza intoppi. 

Dal momento che sono gli ospiti a svolgere il processo, è meglio chiedere loro quanto sono soddisfatti del check-in e ottenere un feedback prezioso dal loro punto di vista.

Come giudica l'audio?

I sondaggi a metà evento sono ottimi strumenti per individuare potenziali problemi che possono sorgere durante l'evento. 

Chiedere un feedback può aiutarvi a risolvere questi problemi in tempo e a fornire a tutti un'esperienza eccellente. 

L'ultimo tipo di questionario sugli eventi è il sondaggio post-evento.

I sondaggi post-evento sono utilizzati per esaminare l'esperienza complessiva dei partecipanti e raccogliere feedback costruttivi.

Le valutazioni post-evento includono domande che possono fornire un quadro più ampio di come il pubblico ha vissuto l'evento. 

Ecco alcune domande di sondaggio post-evento che potete porre ai partecipanti al termine dell'evento.

Quanto è probabile che raccomandiate questo evento a un amico o a un collega?

I risultati che emergono da questa domanda, comune ma fondamentale, si chiamano net promoter score. 

L'NPS (net promoter score) è un metodo che vi darà rapidamente e facilmente i risultati della misurazione del livello di soddisfazione dei partecipanti. 

Utilizzate questa domanda per ottenere una chiara indicazione del successo del vostro evento. 

Cosa vi è piaciuto e cosa non vi è piaciuto di più dell'evento?

Una domanda di indagine specifica e chiara che vi aiuterà a identificare i punti di forza e di debolezza dell'evento.

I partecipanti potrebbero dire che la sede è piaciuta ma non la posizione.

Questo è un aspetto che dovete cambiare nell'organizzazione di eventi futuri. 

In base alla sua esperienza di quest'anno, quanto è probabile che partecipi a questo evento l'anno prossimo??

Se qualcuno è soddisfatto del vostro lavoro ora, probabilmente vorrà tornare a trovarvi presto.

Un pubblico fedele è la migliore ricompensa per tutto il vostro duro lavoro, ed è nel vostro interesse abbracciare i lati positivi e migliorare quelli negativi. 

4. Altri esempi di domande per sondaggi su eventi

Al punto tre abbiamo parlato dei tipi di sondaggi e del momento in cui vengono condotti.

In questa sezione verrà fornito un elenco più ampio di domande per sondaggi sugli eventi che potrete utilizzare per raccogliere il feedback del vostro pubblico su diversi punti chiave dell'evento.

Si possono usare diversi tipi di domande, come quelle a risposta aperta se si vuole dare al pubblico la possibilità di esprimersi a modo suo, domande semplici con risposte sì/no o domande a scelta multipla.

Ecco alcuni esempi di ciascuna domanda: 

Domande di sondaggio sull'evento sì/no:

• Lo staff dell'evento è riuscito a rispondere a tutte le vostre domande sull'evento? 
• Il personale dell'evento è stato abbastanza amichevole? 
• Era la prima volta che partecipava a uno dei nostri eventi?
• Considerate l'evento "riuscito"? Perché o perché no?
• Ha partecipato a qualche attività post-congressuale?
• Ritiene che questo evento abbia raggiunto i suoi obiettivi?
• Pensa che ci siano state opportunità di networking?

Domande aperte per il sondaggio sull'evento:

• Perché ha scelto di partecipare a questo evento? 
• Perché ha deciso di partecipare a questo evento?
• Pensa che questa conferenza avrà qualche effetto sul suo lavoro futuro?
• Qual è il risultato principale di questo evento?
• Avete incontrato difficoltà tecniche durante l'evento virtuale?

Domande a scelta multipla per l'indagine sugli eventi:

• Quale dei relatori ritenete abbia avuto la presentazione migliore?
• Qual è stata la parte migliore dell'evento?
• Il materiale trattato era rilevante per il mio ruolo.
• Direbbe che l'evento è stato troppo lungo, breve, giusto?

5. Passi per eseguire un sondaggio sull'evento durante Covid-19 

Covid-19 ha provocato cambiamenti senza precedenti in quasi tutti i settori industriali, soprattutto quelli il cui funzionamento dipendeva dalla presenza fisica delle persone.

Molti settori, tra cui quello dell'organizzazione di eventi, si sono rivolti alla crescente pratica dell'informatica come metodo di lavoro di base.

Sebbene i computer e Internet abbiano facilitato enormemente la vita durante la Covid-19, la diagnosi dei problemi dei potenziali clienti non è stata esclusa.

Pertanto, la pratica della ricerca di feedback e della conduzione di sondaggi rimane valida anche durante gli eventi virtuali. 

Ecco alcuni modi per condurre un sondaggio online sugli eventi e ottenere il massimo dai partecipanti.

1. Scegliere il giusto rispondenti

Definite le persone da cui avete bisogno di un feedback e preparatevi per ognuna di esse.

Sì, questo potrebbe richiedere domande o moduli diversi, ma abbiate pazienza e vi spiegherò tutto. 

È ovvio che chiedete prima di tutto ai partecipanti, giusto? Ma a volte trascuriamo l'importanza dei feedback dei volontari, dei team di altri dipartimenti e dei relatori. Pensate a come approcciarvi a tutti loro, e anche se è necessario adottare un processo diverso. 

Potreste imparare cose da luoghi non ovvi e aiutarvi a ottenere un evento migliore la prossima volta. 

2. Informare i partecipanti all'evento sull'indagine

Prevedete di menzionare l'esistenza di un sondaggio durante la parte di pulizia dell'evento. Non rendetelo troppo obbligatorio, in modo che le persone sentano che siete alla ricerca disperata di un feedback. 

Inoltre, comunicate ai partecipanti quanto tempo occorre per compilare il sondaggio. Tutti vogliono sapere quanto tempo impiegheranno per rispondere alle domande.

3. Incentivare l'invio di sondaggi

Di solito, prima della crisi di Covid-19, gli eventi di persona avevano questa tecnica straordinaria per incentivare i partecipanti a compilare un sondaggio.

Fortunatamente, la tecnologia è così avanzata che alcune tecniche possono essere utilizzate anche nel mondo virtuale.

Esistono due tipi di incentivi: monetari e non monetari.

Incentivi monetari

Gli incentivi monetari si presentano sotto forma di contanti, carte regalo, assegni o coupon, mentre quelli non monetari possono essere qualsiasi cosa a cui non si possa assegnare un valore in dollari. 

In base al vostro budget potete scegliere quale scegliere. 

Incentivi non monetari

O swag!

La semplice esecuzione di questo incentivo è : 'per ottenere uno swag bisognava compilare un modulo‘.

Nei luoghi fisici, di solito, lo swag veniva distribuito in una cabina di uscita dove le persone compilavano un modulo e ricevevano l'incentivo. Ma se non potete farlo a causa del passaggio online, potete fare lo stesso ma tenendo conto dei costi di consegna. 

Se il vostro budget non consente a tutti gli intervistati di ricevere un regalo, potete fare una lotteria e premiare un fortunato.

Ancora una volta, come già detto, in ogni pausa più grande mostrate ai partecipanti all'evento che avete un fantastico swag post-evento che possono ricevere dopo aver compilato un rapido sondaggio.

6. Suggerimenti per creare un sondaggio migliore sugli eventi

• Aggiungi foto - Le foto sono un ottimo modo per rendere i sondaggi più divertenti e ottenere un tasso di risposta più elevato. 
• Tempistica - Se avete scelto di utilizzare il sondaggio post-evento, assicuratevi di inviarlo entro 24 ore dalla conclusione dell'evento. 
• Compatibile con i dispositivi mobili - Rendete il vostro sondaggio online compatibile con i dispositivi mobili, in modo che i partecipanti possano completare rapidamente il sondaggio, anche in viaggio.
• Prestare attenzione al disegno dell'indagine. Personalizzate il vostro modello di sondaggio per eventi in modo che assomigli al vostro marchio e lasci un'impressione positiva. 
• Ringraziare. - Create una pagina di ringraziamento alla fine del sondaggio. È un modo semplice per dimostrare l'apprezzamento di chi ha dedicato del tempo a compilare il sondaggio.
• Promuovete il vostro prossimo evento - Non perdete l'opportunità di promuovere il vostro prossimo evento. Questa può essere un'occasione per ottenere informazioni sull'interesse generale del pubblico a partecipare al vostro futuro evento. 

7. Cosa fare se non rispondono?

La risposta più diretta sarebbe quella di fare un'ulteriore richiesta di compilazione del sondaggio.

• Assicuratevi di essere gentili e di includere un invito all'azione. 
• Se inviate il sondaggio via e-mail, assicuratevi di avere un oggetto attraente.
• Comunicate sempre agli intervistati l'uso che verrà fatto delle loro risposte.
• Cercate di segmentare il vostro pubblico e di rendere i sondaggi personalizzati. 
• Mantenete il sondaggio breve, pensate alle domande più importanti che volete porre ai partecipanti e considerate quanto tempo ci vorrà per compilare il modulo.  

Riassumere

Pensate al vostro obiettivo.

Che cosa si vuole ricercare?

Cercate di trovare le domande giuste o sceglietene alcune tra quelle proposte sopra. 

Scegliete il momento giusto per il vostro sondaggio e iniziate a raccogliere i feedback.

Ecco ulteriori 228 domande del sondaggio se avete bisogno di ispirazione.