Guia definitivo sobre como usar o Google Forms + alternativas

Entrámos tão profundamente na era digital que, nesta altura, até os avós devem dizer: "Honeypie, qual era mesmo o atalho para Enviar formulário no Google Forms?". E achamos que isso é bonito.

Sabe porquê?

Porque o software tecnológico foi criado para tornar a nossa vida melhor e mais fácil. Vivemos num mundo de ritmo acelerado, pelo que é lógico que as nossas ferramentas sejam (pelo menos) igualmente rápidas. Pense numa Internet rápida. Pense em aplicações como construtores de formulários que substituem horas de trabalho com apenas alguns cliques. Formulários Google - ou todo o Google Workspace, já agora.

Hoje em dia, não há praticamente nada que não esteja relacionado com o Google - carregar e guardar dados importantes, comunicação por correio eletrónico, integração de sítios Web, a lista é longa. Mas isso é apenas o começo. Que tal criar os seus próprios dados através da realização de pesquisas e inquéritos, da recolha de feedback ou da simples criação de questionários para os alunos?

Este artigo mostra-lhe tudo o que precisa de saber sobre o Google Forms - quando utilizá-lo, quais são as vantagens, como utilizá-lo, versões gratuitas ou pagas e até alternativas sólidas.

Vamos mergulhar no assunto.

Quando utilizar o Google Forms?

O Google Forms é uma ferramenta perfeita para qualquer proprietário de uma pequena empresa, freelancers, agências, organizadores de eventos, tutores, gestores de RH, professores - basicamente, qualquer pessoa que precise de fazer investigação e recolher dados ou feedback específicos.

Por exemplo, digamos que gere uma empresa em linha e pretende obter informações de potenciais clientes ou precisa de feedback sobre o seu produto. O Google Forms permite-lhe utilizar modelos prontos (e gratuitos) para recolher os seus dados. E como se integra com todos os outros produtos Google, é muito fácil analisar os resultados recolhidos.

Também pode utilizá-los para criar candidaturas a empregos e inscrições em eventos, inquéritos gratuitose muito mais. A melhor parte é que tudo pode ser feito no seu dispositivo móvel - não está limitado ao seu computador de secretária ou portátil - e não necessita de instalar qualquer software especial. Os Formulários Google são tão fáceis de utilizar que até as crianças e os estudantes os podem utilizar como parte dos seus trabalhos de casa ou de investigação.

Quais são as vantagens do Google Forms?

Escusado será dizer que as vantagens são inúmeras. Mas como precisamos de manter este artigo num tamanho razoável, aqui estão os benefícios mais importantes da utilização do Google Forms:

Os Formulários Google poupam tempo

Uma vez que os Formulários Google são extremamente fáceis de utilizar, é lógico que demore menos tempo a criá-los. Não é necessária qualquer experiência ou conhecimento prévio - o utilizador médio gastará cerca de 10 minutos a criar um formulário.

Os Formulários Google poupam dinheiro

Se aderir ao plano básico que vem com todas as contas Google, não paga nada pelo Google Forms - tal como não pagaria pelo Gmail ou pelo Google Docs.

No entanto, existe também uma opção paga - o Google Workspace, para empresas e organizações de maior dimensão - que pode ser dispendiosa. Mas para as pequenas empresas, actividades escolares ou estudantes universitários, não há necessidade de gastar dinheiro com o básico.

Guardar automaticamente num único local

Só precisa de uma conta (Google): os formulários estão integrados nas folhas de cálculo do Google, pelo que tem acesso fácil aos seus dados - tudo num único local. Isto significa que as respostas que obtém dos inquéritos são automaticamente guardadas num ficheiro.

Software compatível com dispositivos móveis

Os Formulários Google são compatíveis com diferentes plataformas, pelo que pode utilizá-los facilmente a partir de um computador de secretária, portátil, tablet ou mesmo do seu smartphone. E quanto mais amigável for o software, maior será a taxa de resposta.

Segurança

Por fim, todos os ficheiros criados nos Formulários Google são seguros e protegidos, seguindo os regulamentos HIPAA. As submissões não são públicas e apenas o proprietário do formulário pode ver os resultados até serem partilhados. Os dados são encriptados em trânsito e em repouso, tornando-os seguros contra hackers ou outras violações de dados.

Funcionalidades do Google Forms

Não se esqueça de que este pode não ser o software mais potente para a criação de formulários ou o mais personalizável, mas a sua facilidade de utilização pode compensar uma boa parte das outras características em falta.

Todos os formulários disponíveis (os modelos pré-fabricados) e a versão em branco para começar do zero têm as mesmas características, pelo que não terá de andar para trás e para a frente de formulário em formulário para encontrar a caraterística específica de que necessita.

Dito isto, vamos ver o que pode realmente fazer com o Google Forms:

Criação ilimitada de formulários

Sim, pode criar tudo o que quiser, desde que tenha uma conta Google. Pode criar o número de questionários, registos de eventos, formulários de feedback do clientee muitos mais, conforme pretender. Pode até guardá-los para futuras referências e partilhá-los com outras pessoas ou fazer uma cópia dos mesmos.

Isto é perfeito se for proprietário de uma pequena empresa, um professor ou uma organização sem fins lucrativos - não terá de se preocupar com coisas como um número limitado de formulários. A escolha do número de formulários necessários é sua.

Vários tipos de perguntas

Esta caraterística interessante permite-lhe não aborrecer o seu público-alvo até à morte com repetições. Ao criar um inquérito ou mesmo um teste, pode escolher o tipo de opções como escala linear, opção de escolha múltipla, respostas curtas, parágrafos, etc.

Lógica condicional

Com o lógica condicional (ou ramificação lógica), é possível personalizar o formulário de acordo com as respostas dadas na secção anterior. Com base no seu público-alvo, a ramificação lógica pode ajudar o inquirido a navegar para uma página relevante para ele em vez de ler material geral (e excessivo) que não tem nada a ver com ele.

Por exemplo, pode adicionar diferentes secções após a existente e escolher para onde ir a seguir:

Resultados partilháveis

Dependendo das necessidades específicas, o formulário pode ser partilhado, por exemplo, por correio eletrónico, sítio Web ou redes sociais. Isto é particularmente útil quando há mais pessoas envolvidas no processo e precisa da opinião de todos. Basta adicionar outros colaboradores, tantos quantos quiser, e partilhar o formulário e os resultados com eles.

Notificações por correio eletrónico

Os Formulários Google também o notificam por correio eletrónico quando recebe respostas a inquéritos, confirmações de presença ou quaisquer outras notificações que, de outra forma, teria de verificar manualmente.

Tudo o que tem de fazer é ir às Definições e ativar a opção Receber notificações por correio eletrónico sobre novas respostas.

Recolher endereços de correio eletrónico

Com o Google Forms, pode recolher todos os endereços de correio eletrónico que obtiver com as respostas. Este método pode ser crucial para o seu pipeline de vendas.

Para recolher endereços de correio eletrónico, aceda ao seu Formulário Google, vá a Definições, depois a Respostas e clique em "Recolher endereços de correio eletrónico".

Depois de reunir os endereços de email, é possível exportá-los para o Planilhas Google ou baixá-los como um arquivo CSV. Clique em "Respostas", depois nos três pontos no canto superior direito e escolha "Baixar respostas".

E agora está pronto para partir!

Como criar um formulário com o Google Forms

Partindo do princípio de que pretende utilizar a versão gratuita do Google Forms, existem 2 passos que pode seguir: a) optar por criar o seu formulário de raiz e b) escolher um modelo já criado.

Para a opção A - formulário em branco:

Escolha "Em branco" e verá um formulário sem título materializar-se no seu ecrã. A partir daqui, basta clicar nisto e clicar naquilo até criar o formulário de que necessita.

Para a opção B - modelo pré-fabricado:

Se precisar de um modelo pré-fabricado, existem 3 categorias à escolha:

Formulários pessoais:

• Informações de contacto
• Encontrar uma hora
• RSVP
• Convite para festa
• Registo de T-shirts
• Registo de eventos

Formulários de trabalho:

• Feedback do evento
• Formulário de encomenda
• Candidatura a emprego
• Pedido de dispensa de trabalho
• Pedido de trabalho
• Feedback do cliente

Formulários pedagógicos:

• Questionário em branco
• Bilhete de saída
• Avaliação
• Ficha de trabalho
• Avaliação do curso

Todos os formulários (incluindo o formulário em branco) têm o mesmo design, pelo que não se confundirá se precisar de utilizar vários deles.

No canto superior direito do formulário, encontra as funcionalidades para: personalizar o tema (cor), pré-visualizar, anular e refazer. E se quiser ver mais opções para o formulário, clique nos 3 pontos verticais e será apresentado um menu completo com funcionalidades adicionais, incluindo Adicionar colaboradores e Complementos.

Além disso, na parte superior (no meio), encontrará secções para Perguntas, Respostas e Definições. A secção Perguntas oferece-lhe uma lista completa de tipos de perguntas que pode escolher para o seu formulário. Para ver a lista, basta clicar na parte que pretende editar. Não só pode adicionar todas as perguntas que quiser, como também pode importar perguntas de outros modelos.

O separador Respostas mostra o número de respostas que tem para esse formulário. Tambe?m pode criar uma planilha e, no menu de tre?s pontos, pode optar por receber notificac?o?es por email sobre novas respostas, selecionar o destino das respostas e descarregar as respostas.

No menu Definições, encontra mais algumas funcionalidades interessantes para personalizar o seu formulário. Por exemplo, se estiver a dar um questionário aos seus alunos, pode selecionar a forma de atribuir notas, quantos pontos dar, se os alunos responderam corretamente às perguntas ou não, etc. Também pode selecionar a forma como as respostas serão recolhidas, apresentadas e protegidas.

É isso mesmo. Se os miúdos da escola secundária conseguem fazê-lo, não há necessidade nenhuma de se preocupar com isso. Agora vamos certificar-nos de que sabe onde encontrar estes formulários.

Como começar a utilizar o Google Forms?

Escusado será dizer que, para utilizar os Formulários Google, é necessário ter uma conta Google. Eis como o fazer:

Passo 1: Aceder a https://docs.google.com ' formulários

Passo 2: Inicie sessão com a sua conta (ou registe-se se não tiver uma. Preste atenção se precisa de uma conta pessoal ou do Workspace - são completamente diferentes, e o Workspace é a versão paga)

Passo 3: Comece a criar o seu formulário

Plano gratuito vs. plano pago do Google Forms

A versão gratuita é a que obtém quando acede a Formulários com uma conta Google já existente. Pode criar tantos formulários quantos quiser com os modelos já fornecidos. Tudo o que abordámos até agora foi retirado da conta gratuita.

No entanto, se necessitar de uma versão actualizada com muitas aplicações e integrações adicionais, deve consultar o Forms for Work como parte do Google Workspace perfil da empresa. Aqui encontra todas as aplicações conhecidas, como o Gmail, Docs, Sheets, Drive, Cloud Search, Jamboard, etc., mas com segurança e gestão adicionais, como Admin, Endpoint, Vault e Work Insights.

Pode experimentar o Google Workspace gratuitamente durante 14 dias e, em seguida, escolher entre estes 4 programas empresariais:

• Starter para $6 USD/utilizador/mês
• Padrão para $12 USD/utilizador/mês
• Mais para $18 USD/utilizador/mês
• Empresa (contactar o departamento de vendas para obter preços)

Alternativas aos formulários Google

EmbedForms - A melhor alternativa ao Google Forms

Agora, se quiser apimentar um pouco as coisas - ainda sem custos - porque não experimentar o EmbedForms? Obterá um número ilimitado de formulários juntamente com a lógica de salto, widgets de feedbackexportação de dados e integração com o Google Sheets e o Zapier.

Além disso, sabia que até os widgets no EmbedForms têm formas diferentes? Pode adicioná-los como popups, flutuadores ou botões. Toma lá, Google Forms! Mas, a sério, dê uma vista de olhos - EmbedForms têm um plano gratuito para sempre.

Typeform

Outro software que vem com um plano gratuito, Typeform presta realmente atenção tanto ao design como à funcionalidade. Além disso, mantêm um tom de escrita muito amigável, o que torna a experiência do utilizador excelente.

Os seus planos pagos começam em $25/mês.

Jotform

Design simples, Jotform integra os seus formulários com o Hubspot, Dropbox, Mailchimp, Zoom e alguns outros nomes de fantasia. Pode escolher entre 10.000 modelos gratuitos, fáceis de utilizar e personalizáveis.

A parte negativa é que o plano gratuito dá-lhe apenas 5 formulários e 100 MB de espaço. Mas, para além disso, é um software bastante decente se procura simplicidade e facilidade de utilização. Os planos pagos começam em $24/mês.

FreeOnlineSurveys

É uma ferramenta excelente para quem pretende ter uma experiência de construção de sítios Web. Personaliza o seu formulário em ecrã inteiro com 14 opções diferentes apenas para a personalização padrão e, em seguida, passa para os testes de divisão, escolha de imagens, temas, cores, etc.

Mesmo os seus planos pagos têm preços muito acessíveis, o que torna FreeOnlineSurveys ótimo para empresas com um orçamento limitado, estudantes, organizações sem fins lucrativos, etc.

SurveyLegend

Os seus formulários têm um design muito bom e são fáceis de navegar - estilo arrastar e largar. Todas as funcionalidades básicas estão disponíveis no plano gratuito - no entanto, se pretender integrações ou exportação de dados, terá de atualizar para um dos planos pagos. O lado positivo, SurveyLegend é outro software acessível tanto para empresas como para particulares.

FAQs sobre o Google Forms

Principais conclusões

Quer necessite do Google Forms para uso pessoal ou para trabalho, não há dúvida de que é um dos criadores de formulários mais populares. Os seus modelos fáceis de utilizar permitem que até os principiantes se sintam confortáveis.

Todas as opções, como os vários tipos de perguntas, os temas de cores, as opções de exportação, a adição de imagens e vídeos estão incluídas em todos os formulários, pelo que não tem de andar para trás e para a frente em cada formulário - tem tudo à sua frente.

A versão gratuita é mais do que suficiente para qualquer empresa mais pequena, freelancer ou mesmo para um professor, uma vez que oferece um número ilimitado de formulários. Mas se precisar de actualizações adicionais, os modelos empresariais têm preços acessíveis.

Dito isto, o Google Forms não é a única opção económica - existem outros criadores de formulários que oferecem as mesmas funcionalidades e algumas vantagens adicionais, ao mesmo tempo que oferecem integração com o Google. Como o nosso EmbedFormspor exemplo, que oferece personalização com o seu próprio apelo à ação e um widget de separador, para citar apenas alguns.