Guía definitiva sobre cómo utilizar los formularios de Google + alternativas

Nos hemos adentrado tanto en la era digital que, a estas alturas, hasta tus abuelos deberían estar diciendo: "Honeypie, ¿cuál era el atajo para Enviar formulario en Google Forms?". Y nos parece precioso.

¿Sabes por qué?

Porque el software tecnológico se creó para hacernos la vida mejor y más fácil. Vivimos en un mundo acelerado, y es lógico que nuestras herramientas sean (al menos) igual de rápidas. Piensa en Internet rápido. Piensa en aplicaciones como constructores de formularios que sustituyen horas de trabajo con unos pocos clics. Google Forms, o todo el espacio de trabajo de Google.

Hoy en día casi no hay nada que no esté relacionado con Google: subir y guardar datos importantes, comunicación por correo electrónico, integración de sitios web... la lista es larga. Pero eso es sólo el principio. ¿Qué te parece crear tus propios datos mediante la realización de investigaciones y encuestas, la recopilación de opiniones o la simple creación de cuestionarios sorpresa para estudiantes?

Este artículo te mostrará todo lo que necesitas saber sobre los formularios de Google: cuándo utilizarlos, cuáles son sus ventajas, cómo usarlos, las versiones gratuitas frente a las de pago e incluso alternativas sólidas a ellos.

Vamos a sumergirnos.

¿Cuándo utilizar los formularios de Google?

Google Forms es una herramienta perfecta para cualquier propietario de una pequeña empresa, autónomos, agencias, organizadores de eventos, tutores, responsables de recursos humanos, profesores... básicamente, para cualquiera que necesite investigar y recopilar datos o comentarios específicos.

Por ejemplo, supongamos que tienes un negocio en Internet y quieres obtener información de clientes potenciales, o que necesitas comentarios sobre su producto. Google Forms te permite utilizar plantillas ya preparadas (y gratuitas) para recopilar tus datos. Y como se integra con el resto de productos de Google, resulta superfácil analizar los resultados recopilados.

También puede utilizarlos para crear solicitudes de empleo o inscripciones en eventos, encuestas gratuitasy mucho más. Lo mejor es que todo se puede hacer en tu dispositivo móvil -no estás limitado a tu ordenador de sobremesa o a tu portátil- y no necesitas instalar ningún software especial. Los formularios de Google son tan fáciles de usar que incluso los niños y los estudiantes pueden hacerlos parte de sus tareas o investigaciones.

¿Cuáles son las ventajas de los formularios de Google?

Ni que decir tiene que las ventajas son innumerables. Pero como tenemos que mantener este artículo dentro de una longitud razonable, aquí están los beneficios más importantes del uso de Google Forms:

Los formularios de Google ahorran tiempo

Dado que los formularios de Google son increíblemente fáciles de usar, es lógico que se tarde menos tiempo en crearlos. No necesitas experiencia ni conocimientos previos: el usuario medio tardará unos 10 minutos en crear un formulario.

Los formularios de Google ahorran dinero

Si te quedas con el plan básico que viene con todas las cuentas de Google, no pagarás nada por Google Forms, al igual que no pagarías por Gmail o Google Docs.

Sin embargo, también existe una opción de pago -Google Workspace, para empresas y organizaciones más grandes- que puede resultar costosa. Pero para empresas más pequeñas, actividades escolares o estudiantes universitarios, no hay necesidad de gastar dinero en lo básico.

Almacenamiento automático en un solo lugar

Sólo necesitas una cuenta (Google): los formularios están integrados con las hojas de cálculo de Google, por lo que tendrás fácil acceso a tus datos, todo en un mismo lugar. Esto significa que las respuestas que obtengas de las encuestas se guardan automáticamente en un solo archivo.

Software móvil

Los formularios de Google son compatibles con distintas plataformas, por lo que puedes utilizarlos fácilmente desde un ordenador de sobremesa, un portátil, una tableta o incluso tu smartphone. Y cuanto más amigable sea el software, mayor será la tasa de respuesta.

Seguridad

Por último, todos los archivos que se crean en los formularios de Google están seguros y protegidos, siguiendo la normativa HIPAA. Los envíos no son públicos, y sólo el propietario del formulario puede ver los resultados hasta que se comparten. Los datos se cifran en tránsito y en reposo, por lo que están a salvo de piratas informáticos u otras violaciones de datos.

Funciones de los formularios de Google

Tenga en cuenta que puede que este no sea el software más potente para la creación de formularios o el más personalizable, pero su facilidad de uso puede compensar una buena parte de las otras características que faltan.

Todos los formularios disponibles (las plantillas prediseñadas) y la versión en blanco para empezar desde cero tienen las mismas funciones, por lo que no tendrá que ir de un formulario a otro para encontrar la función específica que necesita.

Dicho esto, veamos qué se puede hacer realmente con los formularios de Google:

Creación ilimitada de formularios

Sí, puedes crear todos los que quieras siempre que tengas una cuenta de Google. Puedes crear tantos concursos, inscripciones a eventos, formularios de opinión de los clientesy muchas más que quieras. Incluso puedes guardarlos para futuras referencias y compartirlos con otras personas o hacer una copia de ellos.

Esto es perfecto si eres propietario de una pequeña empresa, un profesor o una organización sin ánimo de lucro: no tendrás que preocuparte por cosas como un número limitado de formularios. Tú decides cuántos formularios necesitas.

Múltiples tipos de preguntas

Esta fantástica función le permite no aburrir a su público objetivo hasta la muerte por repetición. Al crear una encuesta o incluso un test, puedes elegir el tipo de opciones como escala lineal, opción de elección múltiple, respuestas cortas, párrafos, etc.

Lógica condicional

Con la lógica condicional (o bifurcación lógica), puede personalizar el formulario en función de las respuestas que la gente dé en la sección anterior. En función de su público objetivo, la ramificación lógica puede ayudar al encuestado a navegar a una página relevante para él en lugar de leer material general (y excesivo) que no tiene nada que ver con él.

Por ejemplo, puede añadir diferentes secciones después de la existente y elegir dónde ir a continuación:

Resultados compartibles

Dependiendo de las necesidades específicas, querrás que tu formulario sea compartible, por ejemplo para correos electrónicos, sitios web o redes sociales. Esto resulta especialmente útil cuando hay más personas implicadas en el proceso y necesitas la opinión de todos. Sólo tienes que añadir otros colaboradores, tantos como quieras, y compartir el formulario y los resultados con ellos.

Notificaciones por correo electrónico

Google Forms también te avisa por correo electrónico cuando recibes respuestas a encuestas, confirmaciones de asistencia o cualquier otra notificación que, de otro modo, tendrías que comprobar manualmente.

Sólo tienes que ir a Ajustes y activar la opción Recibir notificaciones por correo electrónico de nuevas respuestas.

Recopilar direcciones de correo electrónico

Con los formularios de Google puedes recopilar todas las direcciones de correo electrónico que obtengas con las respuestas. Este método puede ser crucial para tu canal de ventas.

Para recopilar direcciones de correo electrónico, accede a tu formulario de Google, ve a Configuración, luego a Respuestas y haz clic en "Recopilar direcciones de correo electrónico".

Una vez recopiladas las direcciones de correo electrónico, puedes exportarlas a Google Sheets o descargarlas como archivo CSV. Haz clic en "Respuestas", luego en los 3 puntos de la esquina superior derecha y elige "Descargar respuestas."

Y ya está listo para salir.

Cómo crear un formulario con Google Forms

Suponiendo que quieras utilizar la versión gratuita de Google Forms, puedes seguir dos pasos: a) crear tu formulario desde cero, y b) elegir una plantilla ya creada.

Para la opción A - formulario en blanco:

Elige "En blanco" y verás cómo se materializa en tu pantalla un formulario sin título. A partir de aquí, haz clic en esto y en aquello hasta crear el formulario que necesitas.

Para la opción B - plantilla prefabricada:

Si necesita una plantilla prefabricada, puede elegir entre 3 categorías:

Formularios personales:

• Información de contacto
• Encontrar un momento
• RSVP
• Invitación a la fiesta
• Inscripción para camisetas
• Inscripción

Formularios para el trabajo:

• Comentarios sobre el evento
• Formulario de pedido
• Solicitud de empleo
• Solicitud de tiempo libre
• Solicitud de trabajo
• Comentarios de los clientes

Formularios educativos:

• Cuestionario en blanco
• Billete de salida
• Evaluación
• Hoja de trabajo
• Evaluación del curso

Todos los formularios (incluido el formulario en blanco) tienen el mismo diseño, por lo que no se confundirá si necesita utilizar varios de ellos.

En la esquina superior derecha del formulario, encontrarás las funciones para: personalizar el tema (color), vista previa, deshacer y rehacer. Y si quieres ver más opciones para el formulario, haz clic en los 3 puntos verticales, y aparecerá todo un menú con funciones adicionales, incluyendo Añadir colaboradores y Complementos.

Además, en la parte superior (en el centro), encontrarás las secciones de Preguntas, Respuestas y Configuración. La sección Preguntas te ofrece toda una lista de tipos de preguntas que puedes elegir para tu formulario. Para ver la lista, simplemente haz clic en la parte que quieras editar. No sólo puedes añadir tantas preguntas como quieras, sino que también puedes importar preguntas de otras plantillas.

La pestaña Respuestas te muestra el número de respuestas que tienes para ese formulario. También puedes crear una hoja de cálculo y, desde el menú de 3 puntos, puedes elegir recibir notificaciones por correo electrónico de las nuevas respuestas, seleccionar el destino de las respuestas y descargarlas.

En el menú Configuración, encontrarás más funciones interesantes para personalizar tu formulario. Por ejemplo, si vas a hacer un cuestionario a tus alumnos, puedes seleccionar cómo publicar las calificaciones, cuántos puntos dar, si los alumnos han contestado las preguntas correctamente o no, etc. También puedes seleccionar cómo se recogerán, presentarán y protegerán las respuestas.

Eso es. Si los niños de secundaria pueden hacerlo, no hay absolutamente ninguna necesidad de estresarse por ello. Ahora vamos a asegurarnos de que sabes dónde encontrar estos formularios.

¿Cómo empezar a utilizar Google Forms?

Huelga decir que, para utilizar los formularios de Google, primero tienes que tener una cuenta de Google. He aquí cómo hacerlo:

Paso 1: Vaya a https://docs.google.com Formularios

Paso 2: Inicia sesión con tu cuenta (o regístrate si no tienes una. Presta atención si necesitas una personal o en Workspace - son completamente diferentes, y Workspace es la versión de pago).

Paso 3: Empiece a crear su formulario

Google Forms gratuito frente a plan de pago

La versión gratuita es la que se obtiene al acceder a Formularios con una cuenta de Google ya existente. Puedes crear tantos formularios como quieras con las plantillas ya dadas. Todo lo que hemos cubierto hasta ahora se ha tomado de la cuenta gratuita.

Sin embargo, si necesitas una versión mejorada con muchas aplicaciones e integraciones adicionales, te recomendamos que eches un vistazo a Forms for Work, que forma parte de Google Workspace. perfil empresarial. Aquí encontrarás todas las aplicaciones conocidas como Gmail, Docs, Sheets, Drive, Cloud Search, Jamboard, etc., pero con seguridad y gestión añadidas como Admin, Endpoint, Vault y Work Insights.

Puedes probar Google Workspace gratis durante 14 días y, a continuación, elegir entre estos 4 programas para empresas:

• Starter para $6 USD/usuario/mes
• Estándar para $12 USD/usuario/mes
• Plus por $18 USD/usuario/mes
• Empresa (póngase en contacto con ventas para consultar precios)

Alternativas a los formularios de Google

EmbedForms - La mejor alternativa a Google Forms

Ahora bien, si quiere darle un poco más de sabor -aún sin coste alguno-, ¿por qué no prueba EmbedForms? Obtendrá un número ilimitado de formularios junto con la lógica de salto, widgets de retroalimentaciónexportación de datos e integración con Google Sheets y Zapier.

Además, ¿sabía que incluso los widgets de EmbedForms tienen diferentes formas? Puedes añadirlos como ventanas emergentes, flotantes o botones. ¡Toma eso, Google Forms! En serio, échales un vistazo. EmbedForms vienen con un plan gratuito para siempre.

Typeform

Otro software que viene con un plan gratuito, Typeform realmente presta atención tanto al diseño como a la funcionalidad. Además, se ciñen a un tono de escritura muy amigable que hace que la UX sea de primera categoría.

Sus planes de pago empiezan en $25/mes.

Jotform

Diseño sencillo, Jotform integra sus formularios con Hubspot, Dropbox, Mailchimp, Zoom y algunos otros nombres de fantasía. Puedes elegir entre 10.000 plantillas gratuitas, fáciles de usar y personalizables.

Lo malo es que su plan gratuito sólo te da 5 formularios y 100 MB de espacio. Pero aparte de eso, es un software bastante decente si buscas simplicidad y facilidad de uso. Los planes de pago cuestan a partir de $24/mes.

FreeOnlineSurveys

Gran herramienta si quieres la experiencia de construcción de sitios web. Usted personaliza su formulario en pantalla completa con 14 opciones diferentes sólo para la personalización estándar, y luego se mueve a las pruebas de división, la elección de la imagen, temas, colores, etc.

Incluso sus planes de pago tienen precios súper asequibles, lo que hace que FreeOnlineSurveys ideal para empresas con poco presupuesto, estudiantes, organizaciones sin ánimo de lucro, etc.

EncuestaLegend

Sus formularios tienen muy buen diseño y son fáciles de navegar - estilo arrastrar y soltar. Todas las funciones básicas están disponibles en el plan gratuito, pero si quieres integraciones o exportar datos, tendrás que pasarte a uno de sus planes de pago. Lo bueno, EncuestaLegend es otro software asequible tanto para empresas como para particulares.

Preguntas frecuentes sobre los formularios de Google

Principales conclusiones

Tanto si necesitas Google Forms para uso personal como para el trabajo, no hay duda de que es uno de los creadores de formularios más populares que existen. Sus plantillas fáciles de usar permiten que incluso los principiantes se sientan cómodos.

Todas las opciones, como los múltiples tipos de preguntas, los temas de color, las opciones de exportación, la adición de imágenes y vídeos, están incluidas en todos los formularios, por lo que no tendrá que ir de un lado a otro para cada formulario: todo está delante de usted.

La versión gratuita es más que suficiente para cualquier empresa pequeña, autónomo o incluso profesor, ya que ofrece un número ilimitado de formularios. Pero si necesitas esas mejoras adicionales, los modelos para empresas tienen precios asequibles.

Dicho esto, Google Forms no es la única opción asequible: existen otros creadores de formularios que ofrecen las mismas funciones y algunas ventajas adicionales, además de integración con Google. Por ejemplo EmbedFormspor ejemplo, que ofrece personalización con su propia llamada a la acción y un widget de pestaña, por nombrar sólo algunos.